10 IMPERATIVOS DE AUDITORÍA INTERNA (AICPA)

La auditoría interna está jugando un papel importante en ayudar a las empresas a tener éxito en un entorno donde la innovación tecnológica y la interconexión global presentan desafíos y oportunidades que se mueven rápidamente.

Organizaciones dependen de los auditores internos para la penetración en funcionamiento, los negocios y los riesgos estratégicos que están surgiendo a un ritmo acelerado. Los auditores internos pueden mantener el ritmo mediante el desarrollo de nuevas habilidades, mejorar las relaciones, y apoyándose en la tecnología.

"La auditoría interna tiene que demostrar su voluntad y capacidad para superar los nuevos retos que plantea el entorno empresarial dinámico de hoy," Richard Chambers, presidente y CEO de The Institute of Internal Auditors (IIA), dijo en un comunicado de prensa.

Un informe publicado el martes, Conducir éxito en un mundo cambiante: 10 Imperativos para Auditoría Interna, proporciona orientación a los auditores internos en este entorno desafiante. El informe, elaborado por la Fundación de Investigaciones del IIA, identifica 10 áreas clave en las que la auditoría interna puede sobresalir a los nuevos retos:

• Anticipar las necesidades de los interesados. En el desarrollo de los planes de auditoría, solo 62% de los departamentos de auditoría interna consultar con los jefes de división o de negocios, dice el informe, y apenas el 56% consulta con los comités de auditoría, de acuerdo con una encuesta de directores ejecutivos de auditoría (CAE). Mejorar los canales de comunicación pueden ayudar a los auditores internos a anticipar mejor las expectativas.
• Desarrollar a futuro las prácticas de gestión de riesgos. Sólo 34% de los planes de auditoría interna se actualizan tres o más veces al año, dijo el CAE. Falta de actualización de los planes de frecuencia puede poner auditoría interna en riesgo de pasar por alto los cambios importantes en el entorno empresarial.
• Continuamente asesorar al comité de la junta y la auditoría. Sesenta y nueve por ciento de informe CAE funcionalmente a su comité de auditoría, de acuerdo con datos de la encuesta mundial. Canales formales de comunicación y trabajo entre bastidores para asesorar a los comités de auditoría puede ayudar a mantener la placa a la velocidad, de acuerdo con el informe.
• Sé valiente. Para ganar credibilidad en toda la organización, los auditores internos deben tener el valor de decir las partes interesadas la verdad, si quieren escuchar o no, dice el informe. Esto significa auditoría interna debe estar preparado para manejar el conflicto.
• Apoyar los objetivos del negocio. Más de la mitad (57%) de los encuestados dijo que su practicante departamento de auditoría interna es total o casi totalmente alineado con el plan estratégico de su negocio, según el informe. La falta de alineación con la estrategia puede hacer que sea difícil para los auditores internos para demostrar el valor que añaden a sus organizaciones.
• Identificar, monitorear y hacer frente a los riesgos tecnológicos emergentes. Las actividades de auditoría de la seguridad cibernética y las redes sociales se espera que aumente en los próximos años. Tecnología riesgos siempre están evolucionando, y los auditores internos deben seguir el ritmo de esa evolución, dice el informe.
• Mejorar resultados de la auditoría a través de un mayor uso de análisis de datos. La tecnología está permitiendo a los auditores internos para analizar conjuntos de datos completos en lugar de muestras y para mejorar la eficiencia y sofisticación en las zonas ricas en datos de auditoría.
• Ir más allá de las normas del IIA. Un fuerte garantía de calidad y programa de mejora, como lo exigen las normas, demuestra un compromiso con la calidad. La auditoría interna también puede ir más allá de los estándares para ofrecer, actividades específicas de alto valor para la organización, dice el informe.
• Invierta en usted mismo. Los auditores internos no pueden confiar sólo en sus patrones de formación, como una encuesta reciente muestra los programas de formación en los departamentos de auditoría interna más pequeños a menudo no están completamente desarrollados. Las habilidades técnicas y conocimientos de la empresa u organización son de vital importancia.
• Contratar, motivar y retener grandes miembros del equipo. Conseguir la combinación adecuada de habilidades en el departamento de auditoría interna es importante, según el informe. Muchas organizaciones están utilizando bonos para la motivación y retención.

Fuente: Ken Tysiac ( ktysiac@aicpa.org ) es un JofA director editorial.   http://www.journalofaccountancy.com

LA AUDITORÍA INTERNA

La auditoría interna es un control de dirección que tienen por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. Surge con posterioridad a la auditoría externa, ante la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y la necesidad de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo.

La auditoría interna clásica se ha venido ocupando del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera.

Este sistema se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen y se hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección.

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y encaminado al cumplimiento de los siguientes puntos:

- Averiguar el grado en que se están cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos emanados de la dirección.

- Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros.

- Determinar y todos los bienes del activo están registrados y protegidos.

- Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la organización.

- Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección.

- Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultados de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas.

- Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad.

Clases de control interno.

El crecimiento de la actividad económica y la ampliación del volumen de negocio ha permitido el establecimiento de grandes empresas, originando una gran complejidad en la organización y administración de las mismas, así como el distanciamiento de la dirección empresarial en el control cotidiano de las operaciones.

Debido a ello, la actividad de la dirección de una empresa, como responsable frente a terceros (accionistas, intermediarios financieros, proveedores, etc.) de la adecuada gestión de sus intereses, está expuesta al riesgo de que se produzcan no sólo incumplimientos o deformaciones en la puesta en marcha de los sistemas de funcionamiento e información, sino también a una comprensión no oportuna o equivocada de sus decisiones.

Una forma de que la dirección disponga de un margen razonable de seguridad de que esto no ocurra o, por lo menos, de minimizar este riesgo consiste en que la empresa disponga de un eficaz sistema de control interno.

Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos y que 1os registros contables son fiables, que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y que se cumplen según las directrices marcadas por la dirección.

En lo que afecta a los elementos básicos de un sistema de control interno, el proceso básico de control incluye los siguientes elementos:

a) Un plan de organización que proporcione una adecuada separación de responsabilidades funcionales

b) Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proporcionar un control contable razonable sobre los activos, pasivos, gastos e ingresos.

c) Procedimientos adecuados a seguir en la ejecución de deberes y funciones en cada uno de los departamentos gerenciales.

d) Personal en cantidad y calidad suficiente para afrontar las necesidades de la empresa.

- Objetivos del control interno

Entre los más relevantes podemos indicar los siguientes:

a) Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones específicas o generales de la dirección.

b) Que todas las transacciones se registren sin tardanza, por su importe correcto, en las cuentas adecuadas y en el período contable en que tienen lugar.

c) Que el acceso a los activos se permita sólo con la autorización de la dirección.

d) Que las cifras contables de los activos se comparen con las existentes con una periodicidad razonable, y que se tomen las medidas adecuadas en relación con las diferencias que puedan presentarse.

Los procedimientos para alcanzar estos objetivos pueden incluir la comprobación de la exactitud aritmética de los registros, la realización de conciliaciones, punteos, control de cuentas y balances de comprobación, aprobación y control de documentos; comprobación con fuentes externas de información, etc. Se dividen en controles administrativo y controles contables:

- Los controles administrativos

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados con la eficiencia de las operaciones, con el cumplimiento de las normas internas y con el proceso de toma de decisiones.

- Los controles contables

Comprenden los sistemas de organización y todos los procedimientos que de alguna forma tienen que ver con la protección del patrimonio empresarial y la fiabilidad de los datos contables y que tienen como cometido asegurar que se cumplen los objetivos del sistema de control interno.

El auditor debe centrar su trabajo en los controles contables, por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de los informes financieros, pero si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación.

- Estudio y evaluación del control interno

Una forma de que el auditor obtenga información acerca del funcionamiento del control interno de la empresa será la indagación, la observación, la revisión de los manuales de contabilidad y de procedimiento e instrucciones internas, así como conversaciones con los ejecutivos responsables de ciertas áreas de la organización. Así mismo, debe estudiar y evaluar los controles internos existentes, como base de confianza en los mismos y para determinar el alcance de las pruebas de auditoría a realizar.

Para documentar adecuadamente el método de evaluación del sistema de control interno de la empresa, el auditor puede utilizar ciertos medios que le pueden servir como constancia de haber efectuado tal evaluación. Los medios mas utilizados son:

- El sistema descriptivo

Este método se basa en la determinación detallada de las características del sistema que se está evaluando. Se describen procedimientos, registros, formularios, archivos, empleados y departamentos que intervienen en el sistema

Este método presenta algún inconveniente, dado que muchas personas no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito, en forma clara, concisa y sintética, originando que algunas debilidades en el control no queden expresadas en la descripción. Puede ser un método a emplear en empresas de pequeño tamaño, donde no existen grandes complejidades en el control

- Diagramas de flujos

El auditor puede optar por describir los procedimientos y las técnicas en forma narrativa, pero en la mayoría de los casos, su labor se ve simplificada por el uso de gráficos de movimiento de transacciones; es decir, por flujogramas.

Los flujogramas permiten representar gráficamente el encadenamiento de las operaciones administrativas y contables, precisando qué documentos básicos se utilizan, de qué servicios emanan y quiénes son los que los realizan. Permite registrar el flujo de información desde una fuente original de entrada, a través de una serie de etapas de procesamiento, hasta alguna condición de salida o un informe para la dirección. También, a través del diagrama de flujos, es posible mostrar la separación de deberes, autorizaciones, aprobaciones y verificaciones internas que tienen lugar dentro del sistema.

- Los cuestionarios

Es uno de los métodos más extendidos, el cual se basa en una encuesta sistemática presentada bajo la forma de preguntas referidas a aspectos básicos del sistema, y en la que una respuesta negativa evidencia una ausencia de control. Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos del control sean considerados. Pero, tiene el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos estándares, resultan rígidas, restrictivas y a menudo, precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces. Esto no permite distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa relevancia.

Desde la visión del estudio y evaluación del sistema de control interno, precisar que en la intervención del auditor en una empresa, y como cuestión previa a la ejecución de la auditoría, uno de los puntos de mayor importancia es el estudio y la valoración del sistema de control interno con que cuenta la empresa.

El control interno se puede definir como el plan organizativo y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados por la dirección para asegurar, en la medida de lo posible, el adecuado y eficaz desarrollo de su actividad, incluido el cumplimiento de las políticas gerenciales, la custodia de los activos, la prevención y la detección de fraudes y errores, la precisión e integridad de los registros contables y la oportuna preparación.

La importancia de este control interno está en el hecho de que el auditor, en las empresas de gran tamaño, no puede llevar a cabo una verificación completa y exhaustiva de todos los documentos y operaciones que se han obtenido a través de fórmulas de muestreo y estadística, que le permitan formarse un juicio.

La credibilidad que puede dar un buen sistema de control interno sobre las operaciones y su correspondiente forma de anotación contable puede ser para él una garantía en el desarrollo de su función, contribuyendo a simplificarla. 

¿Cómo lograr agregar valor con la Auditoría Interna?

Tecnologías de la Información y la Comunicación: El Contador Público en la era digital

“El desarrollo tecnológico latente también ha alcanzado a los Contadores Públicos y aquellos que no lo integren a su labor profesional quedarán rezagados.”

Durante las últimas décadas se ha observado el incremento en el uso de las nuevas tecnologías de la comunicación, utilizadas a nivel mundial por muchas organizaciones, en especial aquellos gremios de profesionales que han hecho de ellas un canal importante para el ejercicio de sus profesiones.

Estas nuevas tendencias tecnológicas han sido llamadas por muchos expertos en la materia Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), se trata de herramientas y programas que tratan, administran, transmiten y comparten la información mediante soportes tecnológicos. Para nadie es un secreto que el uso de las TIC ha sido de vital importancia, especialmente en la formación y capacitación de profesionales universitarios. De los profesionales que se encuentran inmersos en el compromiso de enfrentar esta capacitación está sin duda el Contador Público.

LAS TICs Y EL PROCESO CONTABLE

De la misma manera que nuestra sociedad evoluciona en la era digital, el profesional universitario debe ir a la par con este cambio, especialmente en el campo de la Contaduría Pública. El Contador Público debe tener habilidades y conocimientos de acuerdo con la nueva era o “sociedad digital”, pues hay que recordar que la Contabilidad es un sistema de información compuesto por cuatro elementos a considerar: un emisor, en este caso el Contador Público; un medio, canal donde se transmite el mensaje; el mensaje, conjunto de datos que producen información contable, y los usuarios, aquellos receptores denominados partes de interés.

En este caso, la tecnología afecta al medio. Respecto a la información contable, esta herramienta captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de datos, ya que la información es financiera, jurídica y socioeconómica, vital para la correcta toma de decisiones. Hay que recordar que en los llamados sistemas se contiene un proceso al que se le integran datos y otros elementos como políticas, manuales, planes de cuentas, normas y procedimientos, etcétera.

El proceso contable está compuesto por cinco macroprocesos a considerar: El reconocimiento de los hechos, sistematización o procesamiento, revelación, análisis y control. Dentro del primero se encuentran las actividades de identificación, clasificación y valuación. En el segundo, los procesos de registro, asignación, verificación y ajuste; en el tercero, los de revelación; mientras que el cuarto y quinto son retroalimentaciones al proceso.

Una vez que se ha cumplido con estas fases del proceso contable y se procede a ilustrarlo, sigue la observación del impacto de las tecnologías, las cuales operan como motor del cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de información. Cabe mencionar que las TIC minimizan el trabajo del hombre para incrementar la calidad de vida; en el caso del Contador Público, se automatiza el proceso contable permitiéndole que este se dedique a los procesos de análisis y control.

EL IMPACTO DE LA ERA DIGITAL

La era digital representa un reto para los Contadores Públicos, dado que su entorno y la sociedad cambiaron. En los años 80 se comenzó a profundizar en este tema, a sistematizar el proceso rudimentario de llevar los libros de Contabilidad, debido a la aparición de la computadora y el software. Sin embargo, muchos profesionales de la Contaduría Pública se resistieron a crecer con la tecnología, cosa que hoy no ocurre. El Contador Público en los últimos años ha mostrado un marcado interés en ir a la vanguardia, aquellos que no lo hicieron están ahora limitados para ejercer de manera eficaz su trabajo.

Muchos profesionales de la Contaduría Pública se preocupan por actualizarse solo en el tema tributario, de costos, etcétera, pero en la vanguardia tecnológica no. El Contador Público pasa 70% de su tiempo procesando información, el resto lo dedica a presentar informes, y aun así es el último en salir de trabajar, pero gracias a los adelantos tecnológicos podrá dedicarse 70% a analizar y programar los sistemas computarizados y el resto a controlar el sistema y a comunicar la información.

Es por ello que el Contador requiere enfatizar en las TIC porque este es uno de los campos de competencia, debido al crecimiento de la información contable, como es el caso de la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS, por sus siglas en inglés).

“El Contador debe enfatizar en las TIC porque es uno de los campos de competencia, por el crecimiento de la información contable.”

El Contador debe manejar la tecnología, primero para comunicarse y realizarse como individuo, y segundo, para llevar a cabo su trabajo. Debería de ceder actividades que le eran exclusivas y, claro, los asientos contables y teneduría de libro hay que dejárselos a los digitadores y auxiliares; el Contador debe tener la capacidad para programar sistemas contables, tributarios, o asesorar a la gerencia, el cual es su rol principal, pero todo esto apoyado en las TIC.

El Contador Público está obligado a sistematizar sus procesos, evitando la piratería y los procesos ineficientes; requiere tener conocimiento en el manejo de la tecnología, de tal manera que esta le permita acceder a los sistemas de información. Debe conocer los recursos de los sistemas computarizados como herramientas de ayuda en caso de existir bloqueos de los equipos o de que se generen virus; conocer el comercio electrónico y los sistemas operativos, la forma de llevar a cabo las transacciones; tener conocimiento sobre lo que contienen los paquetes y programas de contabilidad; saber automatizar las hojas de cálculo para las pequeñas empresas, e incluso determinar si está en sus posibilidades crear programas en Access.

En cuanto a los programas básicos, necesita dominar Excel, procesar palabras, saber manejar los programas y servidores de correos electrónicos, elaborar gráficas y bases de datos; tener conocimiento de los controles de acceso, poder realizar pronósticos, preparar las respectivas declaraciones de impuestos y saber soportar archivos, entre otras actividades.

El Contador Público tendrá que adquirir los conocimientos necesarios para dominar la red, ya que próximamente será el encargado de publicar la información en ella. No escapa al desarrollo tecnológico y aquel que no maneje la tecnología perderá competencias, y muy probablemente el trabajo en las empresas.

Los Contadores Públicos tendrán que ceder algunas de las funciones que realizaban para retomar otras actividades, posiblemente tendrán que trabajar con Ingenieros en sistemas, telecomunicaciones y otros profesionales. La educación se tendrá que renovar, pues se requieren profesionales de la Contaduría más analíticos y controladores de los sistemas basados en las TIC.

Fuente: veritasonline.com.mx / Colegio de Contadores de México / Junio 2014