Escritos, artículos y recopilaciones sobre temas de Auditoría, Informática, Sistemas, Gestión y Aplicaciones empresariales.
lunes, 27 de julio de 2015
10 IMPERATIVOS DE AUDITORÍA
INTERNA (AICPA)
La auditoría interna está jugando un papel importante en
ayudar a las empresas a tener éxito en un entorno donde la innovación
tecnológica y la interconexión global presentan desafíos y oportunidades que se
mueven rápidamente.
Organizaciones dependen de los auditores internos para la
penetración en funcionamiento, los negocios y los riesgos estratégicos que
están surgiendo a un ritmo acelerado. Los auditores internos pueden
mantener el ritmo mediante el desarrollo de nuevas habilidades, mejorar las
relaciones, y apoyándose en la tecnología.
"La auditoría interna tiene que demostrar su voluntad
y capacidad para superar los nuevos retos que plantea el entorno empresarial
dinámico de hoy," Richard Chambers, presidente y CEO de The Institute of
Internal Auditors (IIA), dijo en un comunicado de prensa.
Un informe publicado el martes, Conducir
éxito en un mundo cambiante: 10 Imperativos para Auditoría Interna,
proporciona orientación a los auditores internos en este entorno desafiante. El
informe, elaborado por la Fundación de Investigaciones del IIA, identifica 10
áreas clave en las que la auditoría interna puede sobresalir a los nuevos
retos:
Anticipar las necesidades de los
interesados. En
el desarrollo de los planes de auditoría, solo 62% de los departamentos de
auditoría interna consultar con los jefes de división o de negocios, dice
el informe, y apenas el 56% consulta con los comités de auditoría, de acuerdo
con una encuesta de directores ejecutivos de auditoría (CAE). Mejorar
los canales de comunicación pueden ayudar a los auditores internos a
anticipar mejor las expectativas.
Desarrollar a futuro las prácticas
de gestión de riesgos. Sólo
34% de los planes de auditoría interna se actualizan tres o más veces al
año, dijo el CAE. Falta de actualización de los planes de frecuencia
puede poner auditoría interna en riesgo de pasar por alto los cambios
importantes en el entorno empresarial.
Continuamente asesorar al comité de
la junta y la auditoría. Sesenta
y nueve por ciento de informe CAE funcionalmente a su comité de auditoría,
de acuerdo con datos de la encuesta mundial. Canales formales de
comunicación y trabajo entre bastidores para asesorar a los comités de
auditoría puede ayudar a mantener la placa a la velocidad, de acuerdo con
el informe.
Sé valiente. Para ganar credibilidad en
toda la organización, los auditores internos deben tener el valor de decir
las partes interesadas la verdad, si quieren escuchar o no, dice el
informe. Esto significa auditoría interna debe estar preparado para
manejar el conflicto.
Apoyar los objetivos del negocio. Más de la mitad (57%) de los
encuestados dijo que su practicante departamento de auditoría interna es
total o casi totalmente alineado con el plan estratégico de su negocio,
según el informe. La falta de alineación con la estrategia puede
hacer que sea difícil para los auditores internos para demostrar el valor
que añaden a sus organizaciones.
Identificar, monitorear y hacer
frente a los riesgos tecnológicos emergentes. Las actividades de auditoría
de la seguridad cibernética y las redes sociales se espera que aumente en
los próximos años. Tecnología riesgos siempre están evolucionando, y
los auditores internos deben seguir el ritmo de esa evolución, dice el
informe.
Mejorar resultados de la auditoría
a través de un mayor uso de análisis de datos. La tecnología está
permitiendo a los auditores internos para analizar conjuntos de datos
completos en lugar de muestras y para mejorar la eficiencia y
sofisticación en las zonas ricas en datos de auditoría.
Ir más allá de las normas del IIA. Un fuerte garantía de calidad
y programa de mejora, como lo exigen las normas, demuestra un compromiso
con la calidad. La auditoría interna también puede ir más allá de los
estándares para ofrecer, actividades específicas de alto valor para la
organización, dice el informe.
Invierta en usted mismo. Los auditores internos no
pueden confiar sólo en sus patrones de formación, como una encuesta reciente
muestra los programas de formación en los departamentos de auditoría
interna más pequeños a menudo no están completamente desarrollados. Las
habilidades técnicas y conocimientos de la empresa u organización son de
vital importancia.
Contratar, motivar y retener
grandes miembros del equipo. Conseguir
la combinación adecuada de habilidades en el departamento de auditoría
interna es importante, según el informe. Muchas organizaciones están
utilizando bonos para la motivación y retención.
Fuente: Ken Tysiac ( ktysiac@aicpa.org) es un JofA director
editorial. http://www.journalofaccountancy.com
LA AUDITORÍA INTERNA
La auditoría interna es un control de dirección que tienen
por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. Surge con
posterioridad a la auditoría externa, ante la necesidad de mantener un control
permanente y más eficaz dentro de la empresa y la necesidad de hacer más rápida
y eficaz la función del auditor externo.
La auditoría interna clásica se ha venido ocupando del
sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y
procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar
las posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la
calidad de la información económico-financiera.
Este sistema se ha centrado en el terreno administrativo,
contable y financiero. La auditoría interna se pone de manifiesto en una
empresa a medida que ésta aumenta en volumen y se hace imposible el control
directo de las operaciones por parte de la dirección.
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis
objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes
sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más
específicos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de
acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y encaminado al
cumplimiento de los siguientes puntos:
- Averiguar el grado en que se están cumplimiento las
instrucciones, planes y procedimientos emanados de la dirección.
- Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y
aplicación de los controles operativos, contables y financieros.
- Determinar y todos los bienes del activo están
registrados y protegidos.
- Verificar y evaluar la veracidad de la información
contable y otros datos producidos en la organización.
- Realizar investigaciones especiales solicitadas por la
dirección.
- Preparar informes de auditoría acerca de las
irregularidades que pudiesen encontrarse como resultados de las investigaciones,
expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas.
- Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas
en los informes emitidos con anterioridad.
Clases de control interno.
El crecimiento de la actividad económica y la ampliación
del volumen de negocio ha permitido el establecimiento de grandes empresas,
originando una gran complejidad en la organización y administración de las
mismas, así como el distanciamiento de la dirección empresarial en el control
cotidiano de las operaciones.
Debido a ello, la actividad de la dirección de una empresa,
como responsable frente a terceros (accionistas, intermediarios financieros,
proveedores, etc.) de la adecuada gestión de sus intereses, está expuesta al
riesgo de que se produzcan no sólo incumplimientos o deformaciones en la puesta
en marcha de los sistemas de funcionamiento e información, sino también a una
comprensión no oportuna o equivocada de sus decisiones.
Una forma de que la dirección disponga de un margen
razonable de seguridad de que esto no ocurra o, por lo menos, de minimizar este
riesgo consiste en que la empresa disponga de un eficaz sistema de control
interno.
Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos
y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos y
que 1os registros contables son fiables, que la actividad de la entidad se
desarrolla eficazmente y que se cumplen según las directrices marcadas por la
dirección.
En lo que afecta a los elementos básicos de un sistema de
control interno, el proceso básico de control incluye los siguientes elementos:
a) Un plan de organización que proporcione una adecuada
separación de responsabilidades funcionales
b) Un sistema de autorización y procedimientos de registro
adecuados para proporcionar un control contable razonable sobre los activos,
pasivos, gastos e ingresos.
c) Procedimientos adecuados a seguir en la ejecución de
deberes y funciones en cada uno de los departamentos gerenciales.
d) Personal en cantidad y calidad suficiente para afrontar
las necesidades de la empresa.
-Objetivos
del control interno
Entre los más relevantes podemos indicar los siguientes:
a) Que las operaciones se realicen de acuerdo con
autorizaciones específicas o generales de la dirección.
b) Que todas las transacciones se registren sin tardanza,
por su importe correcto, en las cuentas adecuadas y en el período contable en
que tienen lugar.
c) Que el acceso a los activos se permita sólo con la
autorización de la dirección.
d) Que las cifras contables de los activos se comparen con
las existentes con una periodicidad razonable, y que se tomen las medidas
adecuadas en relación con las diferencias que puedan presentarse.
Los procedimientos para alcanzar estos objetivos pueden
incluir la comprobación de la exactitud aritmética de los registros, la
realización de conciliaciones, punteos, control de cuentas y balances de
comprobación, aprobación y control de documentos; comprobación con fuentes
externas de información, etc. Se dividen en controles administrativo y
controles contables:
- Los controles administrativos
Comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que están relacionados con la eficiencia de las operaciones, con
el cumplimiento de las normas internas y con el proceso de toma de decisiones.
- Los controles contables
Comprenden los sistemas de organización y todos los
procedimientos que de alguna forma tienen que ver con la protección del
patrimonio empresarial y la fiabilidad de los datos contables y que tienen como
cometido asegurar que se cumplen los objetivos del sistema de control interno.
El auditor debe centrar su trabajo en los controles
contables, por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de los
informes financieros, pero si el auditor cree que ciertos controles
administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe
efectuar su revisión y evaluación.
- Estudio y evaluación del control interno
Una forma de que el auditor obtenga información acerca del
funcionamiento del control interno de la empresa será la indagación, la
observación, la revisión de los manuales de contabilidad y de procedimiento e
instrucciones internas, así como conversaciones con los ejecutivos responsables
de ciertas áreas de la organización. Así mismo, debe estudiar y evaluar los
controles internos existentes, como base de confianza en los mismos y para
determinar el alcance de las pruebas de auditoría a realizar.
Para documentar adecuadamente el método de evaluación del
sistema de control interno de la empresa, el auditor puede utilizar ciertos
medios que le pueden servir como constancia de haber efectuado tal evaluación.
Los medios mas utilizados son:
- El sistema descriptivo
Este método se basa en la determinación detallada de las
características del sistema que se está evaluando. Se describen procedimientos,
registros, formularios, archivos, empleados y departamentos que intervienen en
el sistema
Este método presenta algún inconveniente, dado que muchas
personas no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito, en forma
clara, concisa y sintética, originando que algunas debilidades en el control no
queden expresadas en la descripción. Puede ser un método a emplear en empresas
de pequeño tamaño, donde no existen grandes complejidades en el control
- Diagramas de flujos
El auditor puede optar por describir los procedimientos y
las técnicas en forma narrativa, pero en la mayoría de los casos, su labor se
ve simplificada por el uso de gráficos de movimiento de transacciones; es
decir, por flujogramas.
Los flujogramas permiten representar gráficamente el
encadenamiento de las operaciones administrativas y contables, precisando qué
documentos básicos se utilizan, de qué servicios emanan y quiénes son los que
los realizan. Permite registrar el flujo de información desde una fuente
original de entrada, a través de una serie de etapas de procesamiento, hasta
alguna condición de salida o un informe para la dirección. También, a través
del diagrama de flujos, es posible mostrar la separación de deberes,
autorizaciones, aprobaciones y verificaciones internas que tienen lugar dentro
del sistema.
- Los cuestionarios
Es uno de los métodos más extendidos, el cual se basa en
una encuesta sistemática presentada bajo la forma de preguntas referidas a
aspectos básicos del sistema, y en la que una respuesta negativa evidencia una
ausencia de control. Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos
del control sean considerados. Pero, tiene el inconveniente de que las
preguntas, al ser modelos estándares, resultan rígidas, restrictivas y a
menudo, precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener
una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces. Esto no
permite distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa
relevancia.
Desde la visión del estudio y evaluación del sistema de
control interno, precisar que en la intervención del auditor en una empresa, y
como cuestión previa a la ejecución de la auditoría, uno de los puntos de mayor
importancia es el estudio y la valoración del sistema de control interno con
que cuenta la empresa.
El control interno se puede definir como el plan
organizativo y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados por la
dirección para asegurar, en la medida de lo posible, el adecuado y eficaz
desarrollo de su actividad, incluido el cumplimiento de las políticas
gerenciales, la custodia de los activos, la prevención y la detección de
fraudes y errores, la precisión e integridad de los registros contables y la
oportuna preparación.
La importancia de este control interno está en el hecho de
que el auditor, en las empresas de gran tamaño, no puede llevar a cabo una
verificación completa y exhaustiva de todos los documentos y operaciones que se
han obtenido a través de fórmulas de muestreo y estadística, que le permitan
formarse un juicio.
La credibilidad que puede dar un buen sistema de control
interno sobre las operaciones y su correspondiente forma de anotación contable
puede ser para él una garantía en el desarrollo de su función, contribuyendo a
simplificarla.
¿Cómo lograr agregar valor con la Auditoría Interna?
Tecnologías
de la Información y la Comunicación: El Contador Público en la era digital
“El desarrollo tecnológico latente también ha
alcanzado a los Contadores Públicos y aquellos que no lo integren a su labor
profesional quedarán rezagados.”
Durante
las últimas décadas se ha observado el incremento en el uso de las nuevas
tecnologías de la comunicación, utilizadas a nivel mundial por muchas
organizaciones, en especial aquellos gremios de profesionales que han hecho de
ellas un canal importante para el ejercicio de sus profesiones.
Estas
nuevas tendencias tecnológicas han sido llamadas por muchos expertos en la
materia Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), se trata de
herramientas y programas que tratan, administran, transmiten y comparten la
información mediante soportes tecnológicos. Para nadie es un secreto que el uso
de las TIC ha sido de vital importancia, especialmente en la formación y
capacitación de profesionales universitarios. De los profesionales que se
encuentran inmersos en el compromiso de enfrentar esta capacitación está sin
duda el Contador Público.
LAS
TICs Y EL PROCESO CONTABLE
De la
misma manera que nuestra sociedad evoluciona en la era digital, el profesional
universitario debe ir a la par con este cambio, especialmente en el campo de la
Contaduría Pública. El Contador Público debe tener habilidades y conocimientos
de acuerdo con la nueva era o “sociedad digital”, pues hay que recordar que la
Contabilidad es un sistema de información compuesto por cuatro elementos a
considerar: un emisor, en este caso el Contador Público; un medio, canal donde
se transmite el mensaje; el mensaje, conjunto de datos que producen información
contable, y los usuarios, aquellos receptores denominados partes de interés.
En este
caso, la tecnología afecta al medio. Respecto a la información contable, esta
herramienta captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de
datos, ya que la información es financiera, jurídica y socioeconómica, vital
para la correcta toma de decisiones. Hay que recordar que en los llamados
sistemas se contiene un proceso al que se le integran datos y otros elementos
como políticas, manuales, planes de cuentas, normas y procedimientos, etcétera.
El
proceso contable está compuesto por cinco macroprocesos a considerar: El
reconocimiento de los hechos, sistematización o procesamiento, revelación,
análisis y control. Dentro del primero se encuentran las actividades de
identificación, clasificación y valuación. En el segundo, los procesos de
registro, asignación, verificación y ajuste; en el tercero, los de revelación;
mientras que el cuarto y quinto son retroalimentaciones al proceso.
Una vez
que se ha cumplido con estas fases del proceso contable y se procede a
ilustrarlo, sigue la observación del impacto de las tecnologías, las cuales
operan como motor del cambio que permite dar respuestas a las nuevas
necesidades de información. Cabe mencionar que las TIC minimizan el trabajo del
hombre para incrementar la calidad de vida; en el caso del Contador Público, se
automatiza el proceso contable permitiéndole que este se dedique a los procesos
de análisis y control.
EL
IMPACTO DE LA ERA DIGITAL
La era
digital representa un reto para los Contadores Públicos, dado que su entorno y
la sociedad cambiaron. En los años 80 se comenzó a profundizar en este tema, a
sistematizar el proceso rudimentario de llevar los libros de Contabilidad,
debido a la aparición de la computadora y el software. Sin embargo, muchos
profesionales de la Contaduría Pública se resistieron a crecer con la
tecnología, cosa que hoy no ocurre. El Contador Público en los últimos años ha
mostrado un marcado interés en ir a la vanguardia, aquellos que no lo hicieron
están ahora limitados para ejercer de manera eficaz su trabajo.
Muchos
profesionales de la Contaduría Pública se preocupan por actualizarse solo en el
tema tributario, de costos, etcétera, pero en la vanguardia tecnológica no. El
Contador Público pasa 70% de su tiempo procesando información, el resto lo
dedica a presentar informes, y aun así es el último en salir de trabajar, pero
gracias a los adelantos tecnológicos podrá dedicarse 70% a analizar y programar
los sistemas computarizados y el resto a controlar el sistema y a comunicar la
información.
Es por
ello que el Contador requiere enfatizar en las TIC porque este es uno de los
campos de competencia, debido al crecimiento de la información contable, como
es el caso de la implementación de las Normas Internacionales de Información
Financiera (IFRS, por sus siglas en inglés).
“El Contador debe enfatizar en las TIC porque es
uno de los campos de competencia, por el crecimiento de la información contable.”
El
Contador debe manejar la tecnología, primero para comunicarse y realizarse como
individuo, y segundo, para llevar a cabo su trabajo. Debería de ceder
actividades que le eran exclusivas y, claro, los asientos contables y teneduría
de libro hay que dejárselos a los digitadores y auxiliares; el Contador debe
tener la capacidad para programar sistemas contables, tributarios, o asesorar a
la gerencia, el cual es su rol principal, pero todo esto apoyado en las TIC.
El
Contador Público está obligado a sistematizar sus procesos, evitando la
piratería y los procesos ineficientes; requiere tener conocimiento en el manejo
de la tecnología, de tal manera que esta le permita acceder a los sistemas de
información. Debe conocer los recursos de los sistemas computarizados como
herramientas de ayuda en caso de existir bloqueos de los equipos o de que se
generen virus; conocer el comercio electrónico y los sistemas operativos, la
forma de llevar a cabo las transacciones; tener conocimiento sobre lo que
contienen los paquetes y programas de contabilidad; saber automatizar las hojas
de cálculo para las pequeñas empresas, e incluso determinar si está en sus
posibilidades crear programas en Access.
En cuanto
a los programas básicos, necesita dominar Excel, procesar palabras, saber
manejar los programas y servidores de correos electrónicos, elaborar gráficas y
bases de datos; tener conocimiento de los controles de acceso, poder realizar
pronósticos, preparar las respectivas declaraciones de impuestos y saber
soportar archivos, entre otras actividades.
El
Contador Público tendrá que adquirir los conocimientos necesarios para dominar
la red, ya que próximamente será el encargado de publicar la información en
ella. No escapa al desarrollo tecnológico y aquel que no maneje la tecnología
perderá competencias, y muy probablemente el trabajo en las empresas.
Los
Contadores Públicos tendrán que ceder algunas de las funciones que realizaban
para retomar otras actividades, posiblemente tendrán que trabajar con
Ingenieros en sistemas, telecomunicaciones y otros profesionales. La educación
se tendrá que renovar, pues se requieren profesionales de la Contaduría más
analíticos y controladores de los sistemas basados en las TIC.
Fuente:
veritasonline.com.mx / Colegio de Contadores de México / Junio 2014
Hoy en día las empresas, se ven
fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia gerencial,
sistemas de información, etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión
empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores,
clientes y usuarios satisfagan sus necesidades.
En este
contexto que el sistema de control asume un rol relevante porque a través de
sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en términos de
eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las
empresas. La instrumentalización de los sistemas de control se da a través de
las Auditorias que se aplican en las empresas dentro de un período determinado
para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc. como parte de la
evaluación.
La
articulación de los órganos de control, asesoría, apoyo de una organización
social en conjunto. Posibilita el cumplimiento de los fines empresariales. Este
planteamiento posee singular importancia cuando se aplican auditorías
específicas debiendo ejercitar el control posterior al ámbito político,
administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al relanzamiento
empresarial.
2.
Concepto de auditoria
Es la investigación, consulta,
revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la Empresa. Es el
examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con
Normas deContabilidad; con el
fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio; requisito
fundamental es la independencia.
Concepto de auditoria operativa:
Es la
valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma
analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo.
Políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si
se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la
Organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el
desarrollo de la empresa.
Objetivo o propósito:
La
Auditoria Operativa Formula y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de
efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y
financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción
correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales
posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente
administración.
El Objetivo de la Auditoria Operativa es identificar las áreas de reducción de
Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines
constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.
La
Auditoria Operativa determina si la función o actividad bajo examen podría
operar de manera más eficiente, económica y efectiva.
Uno de
los objetivos de la Auditoria es el de determinar si la producción del
departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan
variados informes, presupuestos y pronósticos que así como también los Estados
Financieros.
La Auditoria Operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia
importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas.
La
Auditoria Operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado
durante el ejercicio.
Determinar
la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa.
Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la
cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado.
Orientación:
En la Auditoría Operativa la información está dirigida hacia el aspecto
administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el
presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano.
Al
realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan condiciones
deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón
defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al
presente sino también al futuro.
Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de
cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan
dichos procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su
efectividad y utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar
asuntos específicos como áreas problema o deficiencias que requieren de más
estudio, todo esto obviamente ha dado lugar a profundos reajustes
institucionales en la organización de las actividades de los organismos
públicos en la planificación, formación de presupuesto, contabilidad y control.
Una
aplicación más selectiva de los recursos de Auditoria se hace necesario,
excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser examinado por un requisito
legal, los requisitos de Auditoria deben ser normalmente dirigidos a aquellas
actividades y aspectos que parecen ofrecer el más grande potencial para el
mejoramiento constructivo.
Metodología No existe aún una metodología que aplique un auditor operativo en
la realización de su labor; al auditor operativo utilizara su criterio de
acuerdo a su experiencia como auditor.
Básicamente se aplica cuatro
características de la auditoría operativa:
1. Familiarización: Los auditores deben conocer cuáles
son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y cómo van a determinar
los resultados.
2. Verificación: requiere que los auditores
examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada
preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de esta dependerá de su
propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que
represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al realizar la
verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad,
periodo correcto y costo.
3. Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben
hacerse solamente cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de
su examen y examen.
4. Informar De Los Resultados A La Dirección: el
Auditor debe reservarse para la conclusión del examen. Los Auditores
proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con
la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado.
Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las
deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación
amistosa tanto por parte de la dirección General como de la Operativa.
Medición:
El examen y evaluación en una Auditoria Operativa se indica que se han
efectuado de acuerdo con los principios y normas de Administración y los
requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, áreas, sistemas,
etc.
Si la
Gerencia, como parte de sus sistemas de control, ha desarrollado técnicas para
medir o evaluar el rendimiento frente a objetivos o criterios pre –
determinados; el Auditor deberá inquirir con respecto a dichas técnicas para
ver si el puede aplicarlos en su labor; Sin embargo no deberá utilizarlos
ciegamente, deberá convertirse de su lógica y validez como base para la
evaluación del rendimiento.
En estas
circunstancias debe de intentar medir el rendimiento con normas precisas, el
Auditor deberá tratar de determinar si existe desperdicio o si existe una
manera menos costosa o quizás efectiva de ejecutar las operaciones bajo examen.
Los
Auditores actuales tienen muchas técnicas sofisticadas para ayudar a los
directores. Las técnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso
electrónico de datos, la inferencia estadística y la medición del trabajo
indirecto son solo algunas, según sea la amplitud con la que se demuestre a la
dirección la habilidad de los Auditores para realizar un servicio en cualquier
sector de la Empresa, será mayor la aceptación que tendrán por parte de la
dirección y podrán mejorar su estatus en la Empresa y en la Profesión.
El
Auditor puede aplicar además técnicas de análisis financiero a las estadísticas
operativas que podrían sugerir áreas, problemas o condiciones que ejercen
influencia sobre un rendimiento desfavorable de las inversiones operativas.
3.
Grado de dificultad
En la Auditoria Operativa durante
el desarrollo del examen existen muchas dificultades al redactar el examen de
auditoria;: por ser cada examen un caso único; cada actividad requiere una
clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen
diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere
del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del
Auditor va a ser leído también por la Dirección General debe ser comprensible
para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos específicos.
El
Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje
técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención de resultados
efectivos y útiles a la empresa.
Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las áreas de una
organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando
dificultades en la adopción rápida y fácilmente a las formas y lenguaje de los
diferentes departamentos de una organización.
Se considera al auditor operativo como un rival o crítico de aquellos con los
que trata, debido a los errores internos en las que pudieran encontrarse las
diferentes áreas; siendo su interés del auditor operativo mejorar la
operatividad del negocio en lugar de recibir y felicitaciones por descubrir
errores considerándose como dueño del negocio.
Oportunidad de información:
La
Auditoría Operativa por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la
justificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos
que hace para un futuro más saludable para la empresa, a través del logro de
una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial.
Los informes escritos sobre auditoría operativa no son muy distintos de los
emitidos en otros tipos de auditoría, pues aplican las mismas reglas, el
informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y persuasivo.
Su
Contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la
administración y gestión a la entidad. Pudiendo o no presentar sus estados
financieros.
Alguno de
los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de:
· Reducir los costos
· Incrementar los ingresos
· Crear una política para llenar
un vacío que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al
organismo.
· Modificar una política que no
satisface las necesidades del organismo.
· Volver a definir los objetivos
de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de
largo plazo del organismo.
4.
La auditoría operativa
Se define por éstas reglas:
Primero: Los Auditores deben de
realizar su trabajo personalmente como lo haría un Gerente si dispusiera de
tiempo.
Segundo: Los Auditores deben
suponer que ellos son los dueños del negocio, que son dueños de los beneficios,
y antes de recomendar un cambio o criticar una operación, deben de preguntarse
qué harían si el negocio fuese realmente suyo.
La
Auditoría Operativa es una forma a través de la cual los Auditores Internos
enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los
resultados; para ello deben adoptar las técnicas y enfoques desde la
perspectiva de un director.
Interés O Usuarios
El
auditor independiente es delegado por el consejo de administración como
responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público de la
adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera
de los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un período
específico, siendo ellos lo principales interesados en conocer los objetivos
logrados y metas alcanzadas.
Las
revisiones de los auditores de operaciones tienen mucho interés para el auditor
independiente, pues sabe que la mayoría de las cosas que ocurren dentro de una
empresa tiene algún defecto sobre loslibros
de contabilidady sobre los
estados financieros. A través del trabajo del auditor de operaciones, el
independiente puede asegurarse de la adecuación y efectividad de los aspectos
de operaciones de los sistemas de control.
El
interés de la colectividad por todo lo que significa, bienes de producción,
economía del esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos exigirá con mayor
fuerza en el futuro.
Enfoque:Es una
característica eminentemente positiva, dirigido a la obtención de mayores
resultados de la Gestión Empresarial.
Existen dos enfoques básicos de Auditoria
Operativa:
Enfoque de Organización:
La aplicación de este enfoque
está basado en la administración de un departamento u otra unidad de mando.
Examina además de las funciones o actividades dentro de una organización la
administración de la misma, considera su sistema, su personal, sus métodos de
información, sus métodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el lugar
que ocupa. En el plan general de la empresa. Puede también realizar una
descripción microscópica de la estructura de la empresa, estudiar su forma
desde numerosos ángulos.
El Enfoque Funcional:
Se ocupa
del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su
conclusión; preferencia todas las funciones a través de las unidad implicadas
en ellas, están menos pendientes de las actividades de la administración
general; Dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan.
Las
Auditorias Funcionales son con frecuencia muy difíciles porque realiza un
experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a
quién trate de entender los muchos aspectos del flujo de trabajo.
¿Quiénes lo realizan?
La
auditoría operativa es efectuada por un equipo de profesionales de diversas
disciplinas según la situación a presentarse.
La
mayoría de estos miembros serán Contadores Públicos Colegiados (CPC) La Ley del
Contador Público N° 13253 dispone que efectuar y autorizar toda clase de
operaciones de Auditoría, corresponde a los Contadores Públicos. La auditoría
operativa puede ser realizada por personal de la empresa, o por personas
ajenas, el trabajo en equipo está conformado por auditores, contadores públicos
profesionales, profesional de entrenamiento práctico y formal de la profesión
contable, sumándose a este equipo polivalente de auditoría personal, técnicos
profesionales de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas,
matemáticos, abogados, especialistas en sistemas electrónicos, administradores
de empresas, etc. Cada uno es responsable de colaborar en su área de pericia.
Los
auditores deben realizar sus trabajos personalmente como la haría un gerente sí
dispusiera de tiempo, también debe suponer que ellos son dueños del negocio,
que son dueños de los beneficios y antes de criticar un cambio o criticar una
operación deben preguntarse qué harían sí el negocio fuese realmente suyo.
El
auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección
operativa como a la general, a los directores operativos debe ofrecerles
recomendaciones.
Los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas internacionales
de auditoria, principios de contabilidad generalmente aceptados, etc. de sus
revisiones y evaluaciones; todo concierne a la claridad, adecuación y ejecución
del trabajo para elaboración del informe respectivo realizado.
5.
Productos y subproductos o resultado de la auditoria:
En el resultado de la Auditoria
Operativa se pretende determinar si el personal en la Empresa está realmente
cumpliendo con éstas normas. El informe final explica las bases de la
Auditoria, las normas que se cumplieron y las que no; cuando estas no se han cumplido
el rendimiento se consideran deficiente y se requiere una acción correctiva.
Evaluado
el rendimiento, el Auditor generalmente dirige hacia sí mismo la información
cuantitativa que contiene para medir la Eficiencia, Eficacia y Economía con la
que el trabajo se ha efectuado, se ocupa del rendimiento en áreas como
personal, trabajo, productividad y calidad del trabajo y costo, considerando
aspectos que le interesaron como:
Personal: Los Auditores aplican
medidas cuantitativas a muchos aspectos significativos de la fuerza del
trabajo, incluye el número de empleados, relación del personal, total de horas
trabajadas. Regulares y extraordinarias, ratios de horas normales,
extraordinarias y empleados directos o indirectos.
Cargas de trabajo: El
Auditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos como del volumen
nuevo, volumen de trabajo completo, etc.
Calidad: El Auditor aplica medidas
de calidad para determinar cómo se ha realizado el trabajo pudiendo ser el
número de reclamaciones recibidas de clientes, el número de quejas del
sindicato, el número de errores de facturación producido entre otros.
Producto Ideal: El
Auditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relación entre las
unidades de trabajo, teniendo como informaciónfacturasde clientes, talones denóminapreparados por horas trabajadas,
pedidos de compra emitidos por día de trabajo, etc.
Estructura del comité, composición y operación:
· Los Comités deberán
establecerse para proporcionar una orientación en la dirección y políticas
sobre controles de desastres y seguridad de la Empresa a Auditar.
· El Conjunto de Organizaciones
colaboradoras que son responsables de las operaciones deben ser adecuadamente
representadas en los comités.
· Las actividades del Comité
deben realizarse con la filosofía de un negocio, incluyendo la planificación
anticipada de las reuniones, la provisión para las agencias detalladas, el
registro, la evaluación y solución de las partidas y la preparación y
distribución de las actas.
Necesidad de la auditoria
operativa:
La
auditoría operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una
auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores:
Por
Competencia;para que una empresa pueda ser
competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una auditoría más específica
para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y así estas
poderlas superar mediante la información del auditor indicando recomendaciones
y así hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente
a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades
individuales.
Por La Alta Dirección Empresarial;teniendo la alta dirección de la empresa
la necesidad de determinar áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor
eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento
eficiente, efectivo y económico de los objetivos empresariales.
Importancia De La Auditoria Operativa
La
Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior
sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el
sector público ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento
automático que determine su eficiencia y efectividad.
Este instrumento es la medición de lautilidad
neta, los ingresos y gastos de la empresa están íntimamente relacionados, si la
empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomará medidas
correctivas.
En el
sector público los intereses de una entidad normalmente vienen del sector
público y no son producidos en relación con sus gastos de operación. Por este
motivo la auditoría operativa es importante en el gobierno, y hay creciente
interés en su aplicación por los del organismo superior de control.
La
Auditoría Operativa con la finalidad de prestar un servicio de carácter
gerencial, ya no contentándose de obtener una opinión sobre la razonabilidad de
los Estados Financieros y la eficacia del control interno, tuvo la necesidad de
conocer las deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la
eficiencia, economía y efectividad. La importancia de la Auditoría Operativa
deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de
cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones
de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante,
creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus
funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados
obtenidos.
La
Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la
eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de
acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los
profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la
importancia de la Auditoría Operativa en más breve plazo posible, por los
valiosos beneficios que ella reporta.
6.
Frecuencia de auditoria operativa
Una auditoría Operativa no
necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se
da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo
consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada
ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen.
En el
caso de existir carencia de políticas o la no comprensión de las mismas y el
significado de sus directivas como elementos de control en las principales
áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el
grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos,
así como la carencia de controles administrativos u operativos en áreas
significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles
dan lugar a la realización de una auditoría operativa donde el auditor podrá
desarrollar los antecedentes del cliente, las cuales influyen por ejemplo: el
historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales
clases de producto, los canales usuales de distribución, control de la
producción y la política de inventario, así como la inspección de otros
servicios o señales de otros problemas.
Grado de independencia del auditor:
La
importancia de la independencia y objetividad de un auditor no pueden ser
exageradas. Él debe sentirse libre por poner de manifiesto cualquiera de las
conclusiones que sean justificadas. Para que el auditor Operativo obtenga la
máxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deberá estar situado
dentro de la organización de tal modo que pueda informar al nivel real más
práctico de la empresa.
Su
efectividad se verá disminuida en aquellas áreas de las cuales la
responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor.
Es
importante que el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su
programa lento y firmemente para así poder evitar serios obstáculos; el
desarrollo debe ser gradual y construido sobre la experiencia adquirida.
Para el
personal operativo sin historial es difícil distinguir entre el trabajo del
auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que
ambos utilizan técnicas similares para aprobar, comprobar la fiabilidad de los
registros y la adecuación de los controles protectores. El auditor es delegado
por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas,
a la dirección y al público sobre la adecuación de las manifestaciones de la
dirección sobre la condición financiera de los negocios y a los resultados
financieros de operaciones de un período específico.
Los
auditores internos de operaciones son responsables ante la dirección general de
la adecuación y efectividad del sistema de control en toda la organización; se
ocupan de los registros financieros y su trabajo está dirigido generalmente
hacia la manera en la que estos sirven a la dirección para tener operaciones
con beneficios.
Historia de la Auditoria Operativa
La Auditoria Operativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección o
gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes
operativos como de los informes financieros.
El término “operaciones” surge como la designación de actividades y funciones
no financieras que aparecen en la declaración de lasresponsabilidadesde los auditores internos, publicada
por el Instituto de Auditores Internos.
En los
últimos 30 años han surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoría
llamada “AUDITORIA OPERATIVA” que tiene en consideración el rápido conocimiento
de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las
organizaciones hacen de su administración.
La necesidad de la auditoría operacional fue anticipada por William P. Leonard,
de Estados Unidos de Norteamérica, quién definió a esta técnica como un “examen
comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa”, o
cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así
como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de
los recursos físicos y humanos.
Conforme
se van creando diversas ciencias, técnicas, métodos, principios, actividades y
demás líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión eficaz de las
empresas, se da en el País el establecimiento de la auditoría operativa con el
propósito de cumplir con el logro eficiente de los objetivos que las
organizaciones se proponen.
5 Pasos
para diseñar informes de auditoria interna de alto impacto.
Podría de decirse que el informe de auditoria es el aspecto más importante de todo el proceso del trabajo. Usted
pudo haber seleccionada el área correcta, evaluar los resultados de forma
efectiva, analizar los controles a profundidad y registrar los resultados
elegantemente en unos papeles de trabajo magistralmente referenciados; pero si
el informe no refleja esta excelencia, usted no obtendrá el éxito deseado. El
informe de auditoria interna es quizás el único producto tangible que gerencia
puede ver del trabajo de su departamento.
Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un
informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta
segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo lea a través
de la pantalla del computador.
Si deseas mejorar de forma
significativa la calidad de tus informes aplica los siguientes consejos:
1. Sea Breve
La Brevedad es probablemente el
factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no
es solo acerca de la cantidad de páginas que incluya el informe, sino también
el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando
la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un
documento depurado que presente únicamente temas cruciales para su trabajo y
que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los
reportes largos, debería promulgarse una nueva legislación, la cual tipifique
como delito penal el desarrollo de informes de auditoría interna voluminosos.
“La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino
cuando no hay nada más que quitar”.Antoine de Saint-Exupéry
2. Coloque primero el Mensaje
Principal
Los lectores prefieren que el mensaje principal sea
colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que
apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el
principio básico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios
demuestran que los usuarios absorben más información y recuerdan mejor los
detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje
principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del
mensaje clave sino también de la información de apoyo y los detalles. La
estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para
empujar el mensaje principal hacia el frente.
3. Divida el Informe en Secciones
Muchos de los usuarios no leen el informe completo.
Saltan y vuelan secciones del informe, buscando la información que ellos
necesitan. Los usuarios de alto nivel leen la opinión (o conclusión) y se
detienen ahí. Dependiendo de la severidad de los temas, los gerentes
responsables del área bajo examen revisan la opinión, los mensajes en la
observación y las recomendaciones pero podrían no leer las observaciones
completamente ni los anexos. Los dueños de los procesos leen el informe completo,
pero podrían enfocar principalmente su atención en las recomendaciones.
Los lectores son selectivos, por lo
que no debemos ver los informes como un texto continuo, sino cómo una serie de
capas o secciones. Cada sección permite al lector profundizar dentro de más
detalles y explicaciones dependiendo de sus necesidades. Un mensaje
de alto nivel debe encabezar cada sección. Luego continúan los
comentarios de apoyo, sumarios y detalles.
4. Presente una conclusión clara
Esto es esencial. Usted necesita asegurarse
de que el lector comprende claramente lo que usted piensa sobre la efectividad
y eficiencia del área bajo revisión. El desarrollar un enunciado de opinión
preciso y conciso es la mejor forma de lograr esta meta.
Las conclusiones pueden referirse a
todo el ámbito del trabajo o sólo a aspectos determinados. Pueden abarcar
aspectos tales como la determinación de si los objetivos y metas de programas y
operaciones están en consonancia con los de la organización, si estos últimos
se están cumpliendo y si la actividad revisada funciona como se pretende. Una
opinión puede incluir una evaluación general de controles o puede estar
limitada a determinados controles o aspectos evaluados durante el trabajo de
auditoría interna.
5. De un seguimiento efectivo a las
acciones correctivas
"El juego no se acaba hasta que se termina."
Yogi Berra - Jugador y entrenador de béisbol de las Grandes Ligas
Un proyecto de auditoria interna no
finaliza hasta que las recomendaciones son implementadas. La actividad de auditoria interna puede hacer un seguimiento eficaz a través de recibir y
evaluar:
Las respuestas de la dirección y el plan de
acción propuesto a las observaciones y recomendaciones del trabajo durante
la realización del mismo o dentro de un período razonable después de
comunicar los resultados del trabajo. Las respuestas son más útiles si
incluyen la información suficiente que permita al DEA evaluar la
adecuación y oportunidad de las acciones propuestas.
Actualizaciones periódicas de parte de la
dirección con el fin de evaluar sus esfuerzos para corregir las
observaciones e implementar las recomendaciones.
Información de otras unidades de la
organización que tengan asignada responsabilidad en el seguimiento o las
acciones correctivas.
