miércoles, 13 de febrero de 2013

Fundamentos de la Auditoria...


1. Introducción
Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de información, etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades.
En este contexto que el sistema de control asume un rol relevante porque a través de sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalización de los sistemas de control se da a través de las Auditorias que se aplican en las empresas dentro de un período determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc. como parte de la evaluación.
La articulación de los órganos de control, asesoría, apoyo de una organización social en conjunto. Posibilita el cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento posee singular importancia cuando se aplican auditorías específicas debiendo ejercitar el control posterior al ámbito político, administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al relanzamiento empresarial.

2. Concepto de auditoria
Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la Empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.

Concepto de auditoria operativa:
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo. Políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la Organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

Objetivo o propósito:
La Auditoria Operativa Formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
El Objetivo de la Auditoria Operativa es identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.
La Auditoria Operativa determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva.
Uno de los objetivos de la Auditoria es el de determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos que así como también los Estados Financieros.
La Auditoria Operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas.
La Auditoria Operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el ejercicio.
Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa.
Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado.
Orientación:

En la Auditoría Operativa la información está dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano.
Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al presente sino también al futuro.
Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos como áreas problema o deficiencias que requieren de más estudio, todo esto obviamente ha dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organización de las actividades de los organismos públicos en la planificación, formación de presupuesto, contabilidad y control.
Una aplicación más selectiva de los recursos de Auditoria se hace necesario, excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser examinado por un requisito legal, los requisitos de Auditoria deben ser normalmente dirigidos a aquellas actividades y aspectos que parecen ofrecer el más grande potencial para el mejoramiento constructivo.
Metodología
No existe aún una metodología que aplique un auditor operativo en la realización de su labor; al auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor.
Básicamente se aplica cuatro características de la auditoría operativa:
1. Familiarización: Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y cómo van a determinar los resultados.
2. Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo.
3. Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen y examen.
4. Informar De Los Resultados A La Dirección: el Auditor debe reservarse para la conclusión del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la Operativa.
Medición:
El examen y evaluación en una Auditoria Operativa se indica que se han efectuado de acuerdo con los principios y normas de Administración y los requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, áreas, sistemas, etc.
Si la Gerencia, como parte de sus sistemas de control, ha desarrollado técnicas para medir o evaluar el rendimiento frente a objetivos o criterios pre – determinados; el Auditor deberá inquirir con respecto a dichas técnicas para ver si el puede aplicarlos en su labor; Sin embargo no deberá utilizarlos ciegamente, deberá convertirse de su lógica y validez como base para la evaluación del rendimiento.
En estas circunstancias debe de intentar medir el rendimiento con normas precisas, el Auditor deberá tratar de determinar si existe desperdicio o si existe una manera menos costosa o quizás efectiva de ejecutar las operaciones bajo examen.
Los Auditores actuales tienen muchas técnicas sofisticadas para ayudar a los directores. Las técnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso electrónico de datos, la inferencia estadística y la medición del trabajo indirecto son solo algunas, según sea la amplitud con la que se demuestre a la dirección la habilidad de los Auditores para realizar un servicio en cualquier sector de la Empresa, será mayor la aceptación que tendrán por parte de la dirección y podrán mejorar su estatus en la Empresa y en la Profesión.
El Auditor puede aplicar además técnicas de análisis financiero a las estadísticas operativas que podrían sugerir áreas, problemas o condiciones que ejercen influencia sobre un rendimiento desfavorable de las inversiones operativas.

3. Grado de dificultad
En la Auditoria Operativa durante el desarrollo del examen existen muchas dificultades al redactar el examen de auditoria;: por ser cada examen un caso único; cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del Auditor va a ser leído también por la Dirección General debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos específicos.
El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención de resultados efectivos y útiles a la empresa.
Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las áreas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopción rápida y fácilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organización.
Se considera al auditor operativo como un rival o crítico de aquellos con los que trata, debido a los errores internos en las que pudieran encontrarse las diferentes áreas; siendo su interés del auditor operativo mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir y felicitaciones por descubrir errores considerándose como dueño del negocio.
Oportunidad de información:
La Auditoría Operativa por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la justificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro más saludable para la empresa, a través del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial.
Los informes escritos sobre auditoría operativa no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditoría, pues aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y persuasivo.
Su Contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la administración y gestión a la entidad. Pudiendo o no presentar sus estados financieros.
Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de:
· Reducir los costos
· Incrementar los ingresos
· Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al organismo.
· Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo.
· Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.

4. La auditoría operativa
Se define por éstas reglas:
Primero: Los Auditores deben de realizar su trabajo personalmente como lo haría un Gerente si dispusiera de tiempo.
Segundo: Los Auditores deben suponer que ellos son los dueños del negocio, que son dueños de los beneficios, y antes de recomendar un cambio o criticar una operación, deben de preguntarse qué harían si el negocio fuese realmente suyo.
La Auditoría Operativa es una forma a través de la cual los Auditores Internos enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los resultados; para ello deben adoptar las técnicas y enfoques desde la perspectiva de un director.
Interés O Usuarios
El auditor independiente es delegado por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público de la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un período específico, siendo ellos lo principales interesados en conocer los objetivos logrados y metas alcanzadas.
Las revisiones de los auditores de operaciones tienen mucho interés para el auditor independiente, pues sabe que la mayoría de las cosas que ocurren dentro de una empresa tiene algún defecto sobre los libros de contabilidad y sobre los estados financieros. A través del trabajo del auditor de operaciones, el independiente puede asegurarse de la adecuación y efectividad de los aspectos de operaciones de los sistemas de control.
El interés de la colectividad por todo lo que significa, bienes de producción, economía del esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos exigirá con mayor fuerza en el futuro.
Enfoque: Es una característica eminentemente positiva, dirigido a la obtención de mayores resultados de la Gestión Empresarial.

Existen dos enfoques básicos de Auditoria Operativa:
Enfoque de Organización:
La aplicación de este enfoque está basado en la administración de un departamento u otra unidad de mando. Examina además de las funciones o actividades dentro de una organización la administración de la misma, considera su sistema, su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa. En el plan general de la empresa. Puede también realizar una descripción microscópica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos ángulos.
El Enfoque Funcional:
Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusión; preferencia todas las funciones a través de las unidad implicadas en ellas, están menos pendientes de las actividades de la administración general; Dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan.
Las Auditorias Funcionales son con frecuencia muy difíciles porque realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quién trate de entender los muchos aspectos del flujo de trabajo.
¿Quiénes lo realizan?
La auditoría operativa es efectuada por un equipo de profesionales de diversas disciplinas según la situación a presentarse.
La mayoría de estos miembros serán Contadores Públicos Colegiados (CPC) La Ley del Contador Público N° 13253 dispone que efectuar y autorizar toda clase de operaciones de Auditoría, corresponde a los Contadores Públicos. La auditoría operativa puede ser realizada por personal de la empresa, o por personas ajenas, el trabajo en equipo está conformado por auditores, contadores públicos profesionales, profesional de entrenamiento práctico y formal de la profesión contable, sumándose a este equipo polivalente de auditoría personal, técnicos profesionales de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas, matemáticos, abogados, especialistas en sistemas electrónicos, administradores de empresas, etc. Cada uno es responsable de colaborar en su área de pericia.
Los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como la haría un gerente sí dispusiera de tiempo, también debe suponer que ellos son dueños del negocio, que son dueños de los beneficios y antes de criticar un cambio o criticar una operación deben preguntarse qué harían sí el negocio fuese realmente suyo.
El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección operativa como a la general, a los directores operativos debe ofrecerles recomendaciones.
Los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas internacionales de auditoria, principios de contabilidad generalmente aceptados, etc. de sus revisiones y evaluaciones; todo concierne a la claridad, adecuación y ejecución del trabajo para elaboración del informe respectivo realizado.

5. Productos y subproductos o resultado de la auditoria:
En el resultado de la Auditoria Operativa se pretende determinar si el personal en la Empresa está realmente cumpliendo con éstas normas. El informe final explica las bases de la Auditoria, las normas que se cumplieron y las que no; cuando estas no se han cumplido el rendimiento se consideran deficiente y se requiere una acción correctiva.
Evaluado el rendimiento, el Auditor generalmente dirige hacia sí mismo la información cuantitativa que contiene para medir la Eficiencia, Eficacia y Economía con la que el trabajo se ha efectuado, se ocupa del rendimiento en áreas como personal, trabajo, productividad y calidad del trabajo y costo, considerando aspectos que le interesaron como:
Personal: Los Auditores aplican medidas cuantitativas a muchos aspectos significativos de la fuerza del trabajo, incluye el número de empleados, relación del personal, total de horas trabajadas. Regulares y extraordinarias, ratios de horas normales, extraordinarias y empleados directos o indirectos.
Cargas de trabajo: El Auditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos como del volumen nuevo, volumen de trabajo completo, etc.
Calidad: El Auditor aplica medidas de calidad para determinar cómo se ha realizado el trabajo pudiendo ser el número de reclamaciones recibidas de clientes, el número de quejas del sindicato, el número de errores de facturación producido entre otros.
Producto Ideal: El Auditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relación entre las unidades de trabajo, teniendo como información facturas de clientes, talones de nómina preparados por horas trabajadas, pedidos de compra emitidos por día de trabajo, etc.

Estructura del comité, composición y operación:
· Los Comités deberán establecerse para proporcionar una orientación en la dirección y políticas sobre controles de desastres y seguridad de la Empresa a Auditar.
· El Conjunto de Organizaciones colaboradoras que son responsables de las operaciones deben ser adecuadamente representadas en los comités.
· Las actividades del Comité deben realizarse con la filosofía de un negocio, incluyendo la planificación anticipada de las reuniones, la provisión para las agencias detalladas, el registro, la evaluación y solución de las partidas y la preparación y distribución de las actas.
Necesidad de la auditoria operativa:
La auditoría operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores:
Por Competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una auditoría más específica para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del auditor indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales.
Por La Alta Dirección Empresarial; teniendo la alta dirección de la empresa la necesidad de determinar áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos empresariales.

Importancia De La Auditoria Operativa
La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automático que determine su eficiencia y efectividad.
Este instrumento es la medición de la utilidad neta, los ingresos y gastos de la empresa están íntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomará medidas correctivas.
En el sector público los intereses de una entidad normalmente vienen del sector público y no son producidos en relación con sus gastos de operación. Por este motivo la auditoría operativa es importante en el gobierno, y hay creciente interés en su aplicación por los del organismo superior de control.
La Auditoría Operativa con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial, ya no contentándose de obtener una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficacia del control interno, tuvo la necesidad de conocer las deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economía y efectividad. La importancia de la Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos.
La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la Auditoría Operativa en más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta.

6. Frecuencia de auditoria operativa
Una auditoría Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen.
En el caso de existir carencia de políticas o la no comprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan lugar a la realización de una auditoría operativa donde el auditor podrá desarrollar los antecedentes del cliente, las cuales influyen por ejemplo: el historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribución, control de la producción y la política de inventario, así como la inspección de otros servicios o señales de otros problemas.

Grado de independencia del auditor:
La importancia de la independencia y objetividad de un auditor no pueden ser exageradas. Él debe sentirse libre por poner de manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean justificadas. Para que el auditor Operativo obtenga la máxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deberá estar situado dentro de la organización de tal modo que pueda informar al nivel real más práctico de la empresa.
Su efectividad se verá disminuida en aquellas áreas de las cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor.
Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y firmemente para así poder evitar serios obstáculos; el desarrollo debe ser gradual y construido sobre la experiencia adquirida.
Para el personal operativo sin historial es difícil distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan técnicas similares para aprobar, comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público sobre la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y a los resultados financieros de operaciones de un período específico.
Los auditores internos de operaciones son responsables ante la dirección general de la adecuación y efectividad del sistema de control en toda la organización; se ocupan de los registros financieros y su trabajo está dirigido generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la dirección para tener operaciones con beneficios.

Historia de la Auditoria Operativa
La Auditoria Operativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros.
El término “operaciones” surge como la designación de actividades y funciones no financieras que aparecen en la declaración de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el Instituto de Auditores Internos.
En los últimos 30 años han surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoría llamada “AUDITORIA OPERATIVA” que tiene en consideración el rápido conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones hacen de su administración.
La necesidad de la auditoría operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamérica, quién definió a esta técnica como un “examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa”, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos físicos y humanos.
Conforme se van creando diversas ciencias, técnicas, métodos, principios, actividades y demás líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión eficaz de las empresas, se da en el País el establecimiento de la auditoría operativa con el propósito de cumplir con el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen.
Fuente: www.gerencie.com




Informes de Auditoria de alto impacto...


5 Pasos para diseñar informes de auditoria interna de alto impacto.


Podría de decirse que el informe de auditoria es el aspecto más importante de todo el proceso del trabajo. Usted pudo haber seleccionada el área correcta, evaluar los resultados de forma efectiva, analizar los controles a profundidad y registrar los resultados elegantemente en unos papeles de trabajo magistralmente referenciados; pero si el informe no refleja esta excelencia, usted no obtendrá el éxito deseado. El informe de auditoria interna es quizás el único producto tangible que gerencia puede ver del trabajo de su departamento.
Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo lea a través de la pantalla del computador.
Si deseas mejorar de forma significativa la calidad de tus informes aplica los siguientes consejos: 
1. Sea Breve
La Brevedad es probablemente el factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no es solo acerca de la cantidad de páginas que incluya el informe, sino también el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un documento depurado que presente únicamente temas cruciales para su trabajo y que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los reportes largos, debería promulgarse una nueva legislación, la cual tipifique como delito penal el desarrollo de informes de auditoría interna voluminosos.
“La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar”. Antoine de Saint-Exupéry
 2. Coloque primero el Mensaje Principal
 Los lectores prefieren que el mensaje principal sea colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el principio básico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios demuestran que los usuarios absorben más información y recuerdan mejor los detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del mensaje clave sino también de la información de apoyo y los detalles. La estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para empujar el mensaje principal hacia el frente.
3. Divida el Informe en Secciones
 Muchos de los usuarios no leen el informe completo. Saltan y vuelan secciones del informe, buscando la información que ellos necesitan. Los usuarios de alto nivel leen la opinión (o conclusión) y se detienen ahí. Dependiendo de la severidad de los temas, los gerentes responsables del área bajo examen revisan la opinión, los mensajes en la observación y las recomendaciones pero podrían no leer las observaciones completamente ni los anexos. Los dueños de los procesos leen el informe completo, pero podrían enfocar principalmente su atención en las recomendaciones.
Los lectores son selectivos, por lo que no debemos ver los informes como un texto continuo, sino cómo una serie de capas o secciones. Cada sección permite al lector profundizar dentro de más detalles y explicaciones dependiendo de sus necesidades.  Un mensaje de alto nivel debe encabezar cada sección.  Luego continúan los comentarios de apoyo, sumarios y detalles.
4. Presente una conclusión clara
Esto es esencial. Usted necesita asegurarse de que el lector comprende claramente lo que usted piensa sobre la efectividad y eficiencia del área bajo revisión. El desarrollar un enunciado de opinión preciso y conciso es la mejor forma de lograr esta meta.
Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito del trabajo o sólo a aspectos determinados. Pueden abarcar aspectos tales como la determinación de si los objetivos y metas de programas y operaciones están en consonancia con los de la organización, si estos últimos se están cumpliendo y si la actividad revisada funciona como se pretende. Una opinión puede incluir una evaluación general de controles o puede estar limitada a determinados controles o aspectos evaluados durante el trabajo de auditoría interna.
 5. De un seguimiento efectivo a las acciones correctivas 
"El juego no se acaba hasta que se termina."
 Yogi Berra - Jugador y entrenador de béisbol de las Grandes Ligas
Un proyecto de auditoria interna no finaliza hasta que las recomendaciones son implementadas. La actividad de auditoria interna puede hacer un seguimiento eficaz a través de recibir y evaluar:
  • Las respuestas de la dirección y el plan de acción propuesto a las observaciones y recomendaciones del trabajo durante la realización del mismo o dentro de un período razonable después de comunicar los resultados del trabajo. Las respuestas son más útiles si incluyen la información suficiente que permita al DEA evaluar la adecuación y oportunidad de las acciones propuestas.
  • Actualizaciones periódicas de parte de la dirección con el fin de evaluar sus esfuerzos para corregir las observaciones e implementar las recomendaciones.
  • Información de otras unidades de la organización que tengan asignada responsabilidad en el seguimiento o las acciones correctivas.
Fuente: 
Nahun Frett -  MBA, CIA, CCSA, CRMA, CPA, CFE. /  AUDITOR INTERNO - INSTRUCTOR - CONSULTOR - CONFERENCISTA

El auditor interno frente a las nuevas tecnologías...


Nadie duda en la actualidad de la importancia que la información tiene para las empresas. Más de 70% del valor de lo que cotiza en la bolsa de Nueva York representa activos intangibles que en buena parte están respaldados por información. De allí la relevancia que posee y la razón por la cual debe ser cuidada.
La auditoria interna apoya los objetivos de la organización a través de la revisión de la evaluación de riesgos. Pero el avance en materia de tecnologías de la información ha sido tal, que es difícil determinar cuáles son los peligros que traen asociados.

Para el auditor esto representa una dificultad. El profesional conoce los riesgos de las operaciones tradicionales de la empresa, y los puede evaluar con cierta precisión. Pero cuando se implementan nuevas tecnologías de la información, aparecen una serie de riesgos que no se pueden prever aún, que irán surgiendo con el correr del tiempo, y que se irán conociendo a través de la experiencia del impacto que tengan en la organización. ¿Pero cuál debe ser el rol del auditor interno frente a las TI o tecnologías de la información? La función tradicional del auditor se centra en los riesgos del negocio, mientras que a menudo los responsables de seguridad de tecnología se enfocan sobre aspectos más rígidos del área en la que se desenvuelven. Pero la esencia de su función determina que pierda de vista el negocio de la empresa.

Al mismo tiempo, se ha sido produciendo una evolución dentro del área de auditoria interna. Tradicionalmente siempre hubo una separación entre el auditor de sistemas y el auditor administrativo contable.

El primero realizaba todas las revisiones de procesos de tecnologías de la información, como desarrollo de sistemas, operaciones de hardware, etc., mientras que el segundo llevaba a cabo revisiones y controles sobre el negocio.

Nuevas habilidades

En la actualidad, con el avance de los sistemas administrativos basados en tecnologías de la información, el Instituto de Auditores Internos de la Argentina reconoce que los profesionales de auditoria deben, por un lado, contar con conocimientos sobre los procesos tecnológicos, y por otro, estar capacitados para utilizar y para revisar bases de datos, extrapolar información, entre otras funciones.

La evolución entonces ha sido de un trabajo aislado a uno hecho en equipo, y en la actualidad se tiende a la desaparición de las diferencias entre los auditores de de sistemas y los del área administrativo contable. Este último se sumerge directamente en los sistemas, bucea en las bases de datos, analiza temas de seguridad o controles de acceso, entre otros temas que antes quedaban reservados al área de sistemas.

Ante este escenario, para el auditor moderno los riesgos se irán planteando con el correr del tiempo. Hasta hace cinco años, por ejemplo, los temas de divulgación de datos personales no eran una preocupación de peso para las empresas, ya que tampoco existía en la comunidad una inquietud al respecto. A partir de problemas como robo de identidad y otros delitos derivados de la informática, estos peligros han cobrado relevancia y han dado paso a la creación de legislación. Así, por ejemplo, antes una empresa podía tranquilamente vender sus bases de datos o un mailing list, pero hoy en día existen restricciones en relación con el impacto sobre la imagen de la organización.

La realidad nos demuestra entonces que la eficacia y eficiencia de la evaluación de riesgos y de la auditoria interna en general estarán ligados a la capacidad de adaptación a los avances de TI.

Fuente:
(*) Gustavo Macagno y Adrián Girotti, del Instituto de Auditores Internos de Argentina.

martes, 12 de febrero de 2013

La auditoría interna y la aplicación de las nuevas tecnologías...


Globalización, Internet, nuevos mercados... La creciente complejidad de los entornos en los que se mueven las empresas y especialmente la creciente importancia que han adquirido los Sistemas de Información, hace necesario que los departamentos de auditoria Interna realicen un esfuerzo por anticiparse a los nuevos riesgos antes de que sea demasiado tarde. Para esta tarea es fundamental una perfecta coordinación con los Departamentos responsable de los sistema de información que no siempre existe. El desarrollo de aplicaciones informáticas adaptadas a las necesidades de auditoria es un instrumento básico para cualquier departamento de Auditoria Interna que no quiera perder el tren de los avances tecnológicos.

"El auditor interno no puede mantenerse al margen de las nuevas tecnologías de la información, ya que afectan directamente a su ámbito de trabajo. Las nuevas tecnología más que una dificultad pueden ser una oportunidad para mejorar la posición de la auditoria interna dentro de las organizaciones, convirtiéndose en una apoyo de la alta dirección para mejorar la gestión y garantizar la existencia de un entorno de control adecuado."

El entorno tecnológico en el que viven las empresas ha experimentado un cambio muy significativo en los últimos 15 años. Actualmente cualquier organización cuenta con una red de ordenadores, siendo muchas las que ya cuentan con sus propias páginas web o utilizan el comercio electrónico para comunicarse con sus clientes, proveedores o trabajadores.
En nuestro país, que tradicionalmente siempre se encuentra un paso por detrás en asuntos tecnológicos, además del creciente desarrollo de las tecnologías, diferentes circunstancias han marcado una renovación total en los sistemas de información de todas las compañías. Primero la integración de España en la Unión Europea y el salto a un mercado comunitario, más tarde el miedo al "efecto 2000" y, por último, la transición al euro han sido aprovechados por la mayoría de las empresas para renovar sus sistemas de información y actualizar tanto los equipos informáticos como las aplicaciones utilizadas.
La creciente complejidad de la economía española y su total integración en una economía mundial completamente globalizada nos ha llevado a entornos cada vez más complejos, con un uso intensivo de operaciones completamente informatizadas, comunicaciones por correo electrónico, transacciones comerciales a través de portales en Intranet o comunicaciones con los empleados mediante las Intranet corporativas. Actualmente son frecuentes las relaciones en las que el canal de comunicación básico es nuestro ordenador. La mayor parte de las empresas cuentan con complejos sistemas de información y gestión en su mayor parte enfocados a facilitar y agilizar las relaciones con clientes y proveedores. La expansión de la tecnología ha ido acompañada de la proliferación de términos, en su mayoría de origen anglosajón (CRM, ERP, Business to Business...) que para los no iniciados se convierte en ocasiones en un auténtico jeroglífico.
El departamento de auditoría interna como responsable de la evaluación del entorno de control interno debe mantener el paso de las nuevas tecnologías. Estos cambios no suponen únicamente la adaptación de nuevas herramientas para la realización de su trabajo tradicional, sino que suponen un cambio de mentalidad en cuanto al enfoque del trabajo realizado por los auditores internos.
Para simplificar podemos plantear que la relación del auditor interno con las nuevas tecnologías se establece en tres niveles o planos diferentes. Por un lado, está la forma en que la tecnología está presente actualmente en todas las transacciones de una empresa. Esto supone en muchas ocasiones un cambio en la planificación de las pruebas de auditoría tradicionales, así como en su propia definición. Por otra parte las nuevas tecnologías ofrecen al auditor un amplio abanico de posibilidades para profundizar en su trabajo, aumentar el rendimiento del mismo y permitir un mayor control sobre cualquier tipo de operación. Por último, el desarrollo de las tecnologías supone un nuevo campo que debe ser objeto de supervisión por parte del auditor, surgiendo una auditoría interna especializada en los sistemas de información, con sus propias características, incluyendo legislación específica de obligado cumplimiento.
AUDITORÍA DE PROCESOS DE NEGOCIO Y TECNOLOGÍA
Actualmente cuando se realiza la auditoría interna de cualquier proceso de negocio de una compañía se deben tener en cuenta los sistemas de información. Es raro encontrarse algún proceso dentro del cual los sistemas de información no intervengan de una u otra manera. La tecnología ha pasado a convertirse en el eje de numerosos procesos y por tanto se convierte en un elemento central al plantear la auditoría de los mismos.
Dentro de este entorno, es necesario que el auditor este familiarizado con el funcionamiento de los sistemas de información que intervienen en cada proceso. Para ello debe contar con la información que le facilitan, tanto los departamentos involucrados en los procesos auditados como de la información suministrada por el departamento de sistemas o en su caso de las compañías suministradoras de software. No es necesario que el auditor se convierta en un experto administrador de todos los sistemas de la compañía, pero si que debe tener accesible toda la información disponible en cuanto a su funcionamiento, especialmente en aquellos sectores donde los flujos de información, niveles de autorización o límites juegan un papel esencial.
Por ejemplo a la hora de analizar un proceso de ventas será necesario conocer cómo se gestionan los créditos concedidos a clientes, quién tiene capacidad para aumentar los niveles de crédito o cómo se aprueban operaciones excepcionales a clientes sin crédito o con este ya excedido. Actualmente todas estas transacciones se realizan, bien parcialmente o bien en su totalidad, de un modo informatizado. El auditor deberá contar con toda la información sobre el funcionamiento del sistema y realizar pruebas específicas que le permitan evaluar la confianza en el correcto funcionamiento del sistema.
Gran parte de los controles actuales que existen en los diversos procesos de negocio están automatizados, parcial o totalmente. Por tanto, es necesario que el auditor revise y verifique el correcto funcionamiento de dichos controles. Es bastante habitual que determinados controles, por el hecho de estar integrados en una aplicación informática, no sean adecuadamente validados por los auditores. Esta actitud puede provocar la ocultación de determinados errores o fallos en el sistema de control que pueden tener un gran impacto en la organización.
En este sentido, es muy importante que exista una adecuada colaboración con el departamento de informática, de forma que mantenga informado a los auditores de las implantaciones o desarrollo de nuevas aplicaciones. De esta manera, el auditor conoce desde su implantación o incluso desde su concepción el funcionamiento de los sistemas y qué información debe estar accesible para su posterior auditoría.
No se trata en ningún caso de interferir en las labores propias del departamento de sistemas o influir en la adquisición o en su caso desarrollo de nuevas herramientas, sino simplemente estar presentes desde el inicio en la creación de nuevos sistemas que posteriormente van a ser auditados y, por tanto, deben conocerse con una gran profundidad. De esta manera, el auditor puede conocer de antemano la existencia (o en su caso la falta) de los necesarios elementos de control dentro de la propia aplicación. Si el trabajo del auditor es adecuado puede incluso recomendar la inclusión de determinados controles adicionales que un primer momento y desde un punto de vista plenamente operativo no se habían tenido en cuenta en el desarrollo de las aplicaciones.
HERRAMIENTAS Y APLICACIONES DE AUDITORÍA
El desarrollo de nuevas tecnologías también ha afectado al funcionamiento diario de cualquier departamento de auditoría interna. Desde la realización de cualquier procedimiento, la emisión de los informes o la comunicación con auditados o receptores de los informes todo se realiza ahora utilizando las posibilidades que los ordenadores y las diferentes aplicaciones ponen a nuestra disposición.
Debemos tratar de ver la tecnología no como un problema o un origen de debilidades de control interno, sino como un aliado a la hora de realizar nuestro trabajo, permitiendo una actuación extensiva a todas las operaciones recogidas por los sistemas de información. Gracias a la tecnología el volumen de información procesado ha crecido exponencialmente. Esto supone un incremento considerable en las posibilidades de mejorar el control interno siempre que se haga un uso adecuado de las capacidades que tienen o deben tener todos los sistemas para garantizar la eficiencia, eficacia y adecuada utilización de los recursos. Podemos pasar de unos procedimientos basados en muestras a un análisis sobre el 100% del espectro auditado.
Mediante el adecuado uso de las diferentes aplicaciones que existen en el mercado podemos aumentar considerablemente el rendimiento de nuestro trabajo, así como garantizar la existencia de un mejor entorno de control. Aplicaciones estándar ofimáticas como Microsoft Excel, Lotus o Microsoft Access pueden ser utilizadas para un gran número de pruebas de auditoría.
Si los volúmenes de información son grandes o los formatos en que recibimos la información no utilizan estándares habituales existen otras aplicaciones explícitamente adaptadas para su uso por Auditoría como ACL o IDEA que permiten el tratamiento masivo de datos, así como el cruce de ficheros y el establecimiento de funciones recurrentes a la hora de realizar nuestros análisis.
Un paso más es la utilización de aplicaciones específicas para las actividades realizadas por auditoría Interna. Entrarían dentro de esta categoría tanto las aplicaciones que gestionan los proyectos de auditoría como aquellas aplicaciones de control interno que permiten generar y gestionar alertas dentro del propio sistema de información.
Existen numerosas aplicaciones que permiten al departamento de auditoría gestionar sus proyectos, archivar los papeles electrónicos de trabajo así como realizar el seguimiento de las incidencias detectadas durante la auditoría. En muchos casos este software se deriva del utilizado por las grandes firmas de auditoría en sus trabajos de auditoría externa.
Para departamentos que cuentan con gran número de auditores o que intervienen en numerosos proyectos a lo largo del ejercicio estas herramientas permiten por un lado una mejor gestión de los recursos disponibles, y por otro ahorrar tiempo y gran cantidad de espacio físico en el archivo de la documentación analizada durante la auditoria, permitiendo en muchos casos acceder a esta información con el fin de generar resúmenes o informes de actividad anual que permiten gestionar de una manera adecuada el gran volumen de información que se genera a lo largo de todo el año.
Otros tipos de aplicaciones son las que generan alertas o comunicaciones cuando se produce una incidencia o se incumple uno de los controles establecidos dentro de la organización. Este tipo de aplicación debe ser diseñada específicamente para cada organización, aportando un gran numero de ventajas para grandes organizaciones con numerosas unidades u oficinas descentralizadas. Pensemos, por ejemplo, en las entidades financieras que requieren la comunicación con un gran número de oficinas muy dispersas geográficamente y que realizan diariamente un número elevado de transacciones. La gestión de todas las comunicaciones y el cruce de información que se produce entre estas oficinas y el departamento de auditoría Interna es infinitamente más simple y eficiente si se utilizan las aplicaciones adecuadas.
Todas estas herramientas o aplicaciones exigen un esfuerzo adicional por parte de los auditores, deben recibir formación sobre el manejo de las herramientas específicas del departamento, a la vez que deben utilizar con soltura las aplicaciones de ofimática más habituales para las tareas del día a día y también deben conocer los sistemas y aplicaciones propios de la organización. Por tanto la formación en nuevas tecnologías en fundamental para cualquier departamento que no quiera quedarse atrás respecto a su organización. Como muestra de la creciente necesidad y preocupación por la formación en nuevas tecnologías baste un dato: de los 18 cursos y seminarios ofrecidos por el Instituto de Auditores Internos de España durante el último trimestre del año 2008 y los previstos durante los dos primeros meses de 2009, 6 estaban directamente relacionados con el uso de la tecnología o los sistemas de información (1). Este dato es más todavía más significativo si tenemos en cuenta que la mayoría no iban dirigidos a auditores informáticos, sino a incrementar los conocimientos técnicos de los auditores internos no especializados.
AUDITORIA DE SISTEMAS
Dados los altos niveles de complejidad que han alcanzado los procesos tecnológicos dentro de las empresas estos se han convertido en un proceso propio, susceptible por tanto de supervisión por parte del Departamento de auditoria Interna. El auditor no sólo revisa los sistemas de información en tanto en cuanto están presentes en el resto de los procesos de negocio. Es tal la importancia de los sistemas de información en sí misma que deben ser objeto de auditorias especializadas. Además, en nuestro país se ha incrementado la preocupación de las empresas por la seguridad y la protección de datos a raíz del auge del comercio electrónico y especialmente de la aparición de legislación específica.
No es el objeto de este artículo realizar un desarrollo amplio sobre las características de la auditoría informática o auditoria de sistemas, pero no queremos dejar de subrayar la importancia que tiene en la actualidad en todo tipo de organizaciones. Simplemente comentar que la auditoría de los sistemas debe tener por objeto verificar que los mismos cumplen los requisitos exigibles en materia de seguridad, tanto física como lógica, que existen los planes de continuidad adecuados en caso de catástrofe y que la gestión de las aplicaciones informáticas utilizadas por la organización es la adecuada.
Esta auditoria tiene algunas características especiales. Primero porque son necesarias en cualquier tipo de organización. Cualquier PyME utiliza actualmente ordenadores o gestiona sus propias páginas web. Por tanto, y siempre adaptándose a las necesidades de cada empresa, en todas deben realizarse revisiones periódicas que garanticen la calidad y unos niveles mínimos aceptables de control interno dentro de los sistemas de información. La actual legislación sobre protección de datos de carácter personal obliga a las empresas a realizar auditorías sobre sus sistemas de protección de ficheros, pudiendo ser realizadas por personal interno o externo siempre que cuenten con la adecuada competencia profesional.
Otra características de la auditoria informática es que requiere una gran especialización, siendo necesarios conocimientos específicos sobre determinadas áreas (seguridad, comercio electrónico, bases de datos,...) que las hacen menos accesibles para todos los auditores. Esta especialización hace necesario contar con profesionales con la experiencia adecuada, que salvo para grandes organizaciones suponen un coste excesivo de mantener. Por tanto, la solución más ampliamente utilizada por la mayoría de las empresas consiste en subcontratar estos servicios de auditoria informática a terceras empresas. En estos casos es necesario asegurarse de que la calidad del servicio obtenido es suficiente para garantizar la integridad del entorno de control dentro de la organización.

FUENTE: (1) Página web oficial de Instituto de Auditores Internos de España.     www.iai.es
                José Luis Solís Céspedes, Sergio Martín Díaz. Gerente del Departamento de Auditoria Interna de ERNST & YOUNG
Estrategia Financiera, N.º 203, Febrero 2009, Editorial ESPECIAL DIRECTIVOS

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